Buku-Buku Administrasi Kelompok Perikanan

 

I.  PENDAHULUAN

Pencatatan sangat diperlukan untuk mengetahui perkembangan kelompok perikanan dari waktu ke waktu.  Agar pengelolaan kelompok perikanan tertata dengan baik, maka kelompok harus memiliki buku catatan kelompok yang menyangkut tentang aktifitas dan perkembangan kelompok baik jumlah aset maupun usaha perikanan.

Administrasi kelompok adalah aktivitas pencatatan segala sesuatu yang ada kaitannya dengan keadaan dan perkembangan kelompok. Dengan adanya pembukuan administrasi didalam kelompok, perkembangan kelompok dari waktu ke waktu dapat termonitor.

Administrasi berasal dari Bahasa Latin “ad = intensif” dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi”.  Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu.

Pada umumnya masalah yang timbul dalam kelompok karena tidak beresnya pembukuan administrasi. Maka dari itu, masalah pembukuan administrasi tidak dapat diabaikan begitu saja.  Pada prinsipnya semua hal kegiatan dan kejadian yang penting dalam pengelolaan kelembagaan kelompok, harus ada administrasinya.

Buku administrasi juga berperan sebagai saksi hitam di atas putih atas segala sesuatu yang pernah terjadi dalam perjalanan sebuah kelompok.  Pada saat kemampuan mengingat otak manusia ada batasanya, buku-buku administrasilah yang akan menggantikan peran tersebut.

Pada umumnya kegiatan pencatatan diurutkan berdasarkan kronologis kejadian (tanggal terjadinya transaksi atau kegiatan).  Hal ini diperlukan untuk melihat perjalanan sejarah administrasi agar jika ditemukan kesalahan pada suatu waktu dapat ditelusuri melalui catatan-catatan yang ada di buku administrasi untuk mengetahui asal-usul kesalahan.

Bagi kelompok perikanan, buku-buku administrasi ini akan menjadi barometer kinerja kelompok pada saat mengikuti perlombaan kelompok berprestasi.  Hal pertama yang dilakukan tim penilai adalah melihat buku-buku administrasi, karena dari buku-buku inilah tim penilai dapat mengetahui aktivitas kelompok yang dinilainya.  

Kelompok yang disiplin dalam pencatatan buku administrasi akan bisa menceritakan kondisi perkembangan kelompoknya melalui catatan-catatan yang ada dalam buku administrasi kelompoknya.  Tanpa harus banyak tanya jawab, catatan-catatan dalam buku administrasi sudah mampu untuk mewakili.

II.  KEGUNAAN ADMINISTRASI KELOMPOK

Dalam kelembagaan yang bernama kelompok perikanan (pokkan) apakah itu Kelompok Pembudidaya Ikan (POKDAKAN), Kelompok Usaha Bersama (KUB) Perikanan Tangkap, Kelompok Pengolahan dan Pemasaran Ikan (POKLAHSAR), Kelompok Masyarakat Pengawas (POKMASWAS) maupun Kelompok Garam Rakyat (KUGAR),  peran buku-buku administrasi tidak dapat diabaikan. Alasan utama kenapa buku-buku tersebut menjadi teramat penting keberadaannya tidak terlepas dari kegunaan dari isi buku-buku administrasi tersebut.

Menurut Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor: KEP.14/MEN/2012 tentang Pedoman Umum Penumbuhan dan Pengembangan Kelembagaan Pelaku Utama Perikanan, kegunaan adminstrasi kelompok antara lain adalah:

1.   Sebagai alat kontrol

Pemberian sanksi pada anggota kelompok yang tidak menjalankan kewajibannya sebagaimana yang di atur dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (AD/ART) kelompok, memerlukan pembuktian yang otentik dari aturan yang isinya telah disepakati bersama.

Ambil contoh dalam AD/ART ada pasal yang menyebutkan bagi anggota kelompok yang tidak hadir sebanyak tiga kali berturut-turut dalam pertemuan kelompok, maka yang bersangkutan dapat dikeluarkan dari keanggotaan.  Fungsi buku daftar hadir dapat menjadi alat kontrol setiap anggota dalam memonitor kehadirannya pada setiap kegiatan kelompok.

2.   Sebagai alat dokumentasi

Pendokumentasian kejadian-kejadian yang muncul dalam dinamika kelembagaan kelompok, dapat dilacak waktu dan tempat pelaksanaanya semisal buku agenda surat yang bisa mengagendakan jenis surat yang masuk dan keluar, asal dan tujuan serta isi dari surat.

3.   Sebagai alat/bahan pengambilan keputusan

Khususnya dalam hal penerapan sanksi, buku-buku administrasi dapat menjadi bukti akan kapan keputusan penerapan sanksi pada seorang anggota bisa diambil.  Tentunya melalui catatan yang ada dalam buku administrasi.

4.   Sebagai alat monitirong/evaluasi kelompok

Misalnya ada kegiatan kelompok yang dijalankan dalam sekian waktu, pencatatan di buku kegiatan usaha bisa menjadi bahan monitoring dan evaluasi akan keberhasilan sebuah program kegiatan kelompok yang dijalankan.

5.   Sebagai alat memupuk kepercayaan anggota.

Adanya catatan kondisi keuangan kelompok dari waktu ke waktu menjadi alat kontrol yang baik dan meminimalisir kecurigaaan atas penyelewengan dana yang dihimpun dalam kas kelompok.

6.   Sebagai alat ukur keberadaan kegiatan kelompok

Ini dimaksudkan bahwa buku-buku administrasi kelompok dapat dijadikan alat ukur adanya kegiatan di dalam kelompok. Adanya buku kegiatan kelompok menjadi bukti bahwa kelompok juga memiliki kegiatan usaha yang dikelola secara kelompok di samping kegiatan usaha perikanan yang dijalankan secara perseorangan.

7.   Sebagai alat ukur pengembangan kelas kelompok

Capaian-capaian yang diraih kelompok dan terdokumentasi dalam buku-buku administrasi, dapat menjadi bahan pertimbangan bagi tim penilai kenaikan kelas kelompok untuk memutuskan layak tidaknya suatu kelompok untuk naik kelas.

 

III.  JENIS-JENIS ADMINISTRASI

Administrasi kelompok perikanan terbagi menjadi dua yaitu administrasi keuangan dan adminitrasi non keuangan.  Dua jenis administrasi ini memerlukan buku-buku administrasi masing-masing.  Administrasi keuangan adalah segala pencatatan yang ada hubungannya dengan uang dan administrasi non keuangan kebalikannya, yaitu segala pencatatan yang tidak ada hubungannya dengan uang. 

Jenis-jenis buku yang diperlukan adalah sebagai berikut :

A. Administrasi Keuangan

-  Buku Kas Kelompok

-  Buku Simpanan Anggota

-  Buku Iuran

B. Administrasi Non Keuangan

-  Buku Data Anggota Kelompok

-  Buku Kehadiran Peserta Rapat/Kegiatan

-  Buku Notulen Rapat

-  Buku Tamu

-  Buku Agenda Surat

-  Buku Kegiatan Kelompok

-  Buku Inventaris Kelompok

-  Buku Pola Tebar / Produksi Kelompok

 

IV.  BUKU ADMINISTRASI KELOMPOK DAN MANFAATNYA

a.      Buku Data Anggota Kelompok

Buku Data Anggota Kelompok adalah buku yang berisi tentang semua informasi mengenai anggota kelompok, termasuk mata pencaharian utamanya serta kepemilihan sarana prasarana dan/atau lahan usahanya.

Manfaat Buku Data Anggota Kelompok antara lain adalah: (1) menggambarkan potensi sumberdaya di dalam kelompok; dan (2) memudahkan tim pembina dan pihak lain dalam mempelajari potensi sumber daya manusia kelompok.

          Contoh Format Buku Data Anggota Kelompok    

b.      Buku Tamu Kelompok

Buku Data Tamu Kelompok adalah buku yang berisi tentang data-data tamu yang mengunjungi kelompok, baik sifatnya formal, non formal maupun informal.

Manfaat Buku Tamu Kelompok, antara lain adalah: (1) mengetahui siapa, darimana dan tujuan apa dan kapan tamu yang mengunjungi kelompok;  (2) membenahi dan mengoreksi kekurangan kelompok dari saran dan kesan yang ditulis tamu guna kemajuan kelompok; dan (3) mempermudah pencarian kontak person kepada tamu kelompok, jika dikemudian hari ternyata diperlukan.

         Contoh Format Buku Data Tamu 

c.      Buku Rencana Kegiatan Kelompok

Buku RencanaKegiatanKelompok adalah buku yang berisi tentang: (1) Apa yang akan dilakukan atau apa yang hendak dilakukan? (2) Bagaimana melaksanakannya atau apa yang harus dikerjakan? (3) Kapan melaksanakannya? (4) Siapa anggota kelompok yang akan melakukannya? (5) Berapa besar usaha yang akan dilakukan?

Manfaat Buku Rencana Kegiatan Kelompok, antara lain adalah: (1) Dipakai sebagai alat koordinasi; (2) Dapat memberikan “kepastian” mengenai masa depan atau membatasi “ketidakpastian”; (3) Tersedianya alat ukur terhadap prestasi  yang akan dicapai dan alat pengendalian (control) jalannya kegiatan kelompok; (4) Peningkatan produktifitas (efektifitas dan efisiensi) karena memfokuskan pada sasaran; dan (5) Terbentuknya kerja sama, dukungan dan peran serta anggota kelompok.

         Contoh Format Buku Rencana Kegiatan Kelompok

d.      Buku Pola Tebar/Produksi Kelompok

Buku Pola Tebar/Produksi Kelompok adalah buku yang berisi tentang data-data waktu penebaran benih/induk dan estimasi panennya dalam periode waktu tertentu. Manfaat Buku Pola Tebar/Produksi Kelompok adalah untuk mengetahui pola usaha kelompok dan perkiraan panen/ produksi/ penjualan.

          Contoh Format Buku Agenda Surat Kelompok

e.      Buku Agenda Surat Kelompok

Buku Agenda Surat Kelompok adalah buku yang berisi tentang data surat-surat yang masuk atau surat-surat yang dikeluarkan oleh kelompok dalam periode waktu tertentu. Manfaat Buku Agenda Surat Kelompok adalah: (1) untuk mengetahui arus surat masuk dan keluar; (2) mempermudah pengarsipan dan penelusuran tindak lanjut surat.

         Contoh Format Buku Agenda Surat Kelompok

f.       Buku Inventaris Barang/Alat Kelompok

Buku Inventaris Barang/Alat Kelompok adalah buku yang berisi tentang data-data barang/alat yang menjadi inventaris kelompok dan/ atau barang yang dibeli bersama oleh anggota kelompok. Manfaat Inventaris Barang/Alat Kelompok adalah: (1) untuk mendata barang/alat yang dimiliki oleh kelompok; (2) memudahkan pengelolaan barang/alat yang dimiliki kelompok; dan (3) memudahkan penelusuran kepemilikan barang/alat yang ada dalam kelompok.

         Contoh Format Buku Inventaris Barang/Alat Kelompok

g.      Buku Daftar Hadir Pertemuan Kelompok

Buku Daftar Hadir Pertemuan Kelompok adalah nama dan tanda tangan anggota yang hadir pada rapat/ pertemuan/ kegiatan kelompok. Manfaat Daftar Hadir Pertemuan Kelompok adalah:(1) untuk mengetahui tingkat keaktifan anggota dalam kegiatan-kegiatan kelompok; (2) sebagai data penguat keputusan yang diambil sewaktu rapat/ pertemuan.

         Contoh Format  Buku Daftar Hadir Pertemuan Kelompok

h.      Buku Notulen Rapat/Pertemuan Kelompok

Buku Notulen Rapat/ Pertemuan Kelompok adalah buku catatan atas segala sesuatu yang terjadi dalam rapat/ pertemuan kelompok; termasuk di dalamnya kesimpulan/ keputusan yang diambil pada saat kegiatan tersebut. Manfaat Notulen Rapat/ PertemuanKelompok adalah:(1) Sebagai catatan pembahasan kegiatan rapat/ pertemuan kelompok baik yang telah dilaksanakan maupun rencana tindaklanjut; (2) memudahkan dalampembahasan masalah dan pemecahan masalah baik di lapangan maupun dalam kelompok.

          Contoh Format Buku Notulen Rapat/Pertemuan Kelompok

 

i.       Buku Kas Kelompok

Buku Kas Kelompok adalah buku catatan transaksitunai dan transaksi bank dari kelompok. Manfaat Buku Kas Kelompok adalah: mendata keluar masuk dan saldo keadaan keuangan kelompok.

          Contoh Format Buku Kas Kelompok

j.       Buku Tabungan/Iuran Kelompok

Buku  Tabungan/Iuran Kelompokadalah catatan pemasukan kas kelompok yang berasal dari iuran wajib, iuran sukarela, tabungan wajib dan tabungan sukarela anggota masing-masing anggota kelompok. Manfaat Buku Tabungan/Iuran Kelompok adalah:(1) mendata keluar masuk dan saldo keadaan keuangan kelompok; (2) mengetahui jumlah iuran dan tabungan setiap bulan dan setiap tahunnya; dan (3)memudahkan pelacakan status iuran dan tabungan anggota kelompok 

         Contoh Format Buku Tabungan/Iuran Kelompok

 k.     Buku Pinjaman Anggota Kelompok

Buku  Pinjaman Anggota Kelompok adalah catatan terhadap semua informasi pinjaman yang diberikan pada anggota, secara individu (termasuk masalah pinjaman, tujuan pinjaman, jadwal pengembalian bunga, pengembalian pinjaman, hutang yang belum lunas dan melampaui batas waktunya. Manfaat Buku Pinjaman Anggota Kelompok adalah menginventarisir besaranpinjaman anggota kelompok serta pengembalian pinjaman anggota kelompok. 

         Contoh Format Buku Pinjaman Anggota Kelompok

V. PENUTUP

Dengan adanya buku-buku administrasi kelompok, anggota kelompok khususnya pengurus harus sudah membiasakan diri untuk mengisi buku-buku administrasi tersebut secara baik dan benar.  Kedisiplinan pengurus dalam melakukan pembukuan secara berkala dapat mewujudkan kelembagaan kelompok yang tertib administrasinya.

Alasan menunda pencatatan dalam buku administrasi setelah adanya kejadian yang memerlukan pencatatan, hanyalah akan menimbulkan potensi berkurangnya kualitas informasi yang akan dibukukan.  Atas dasar itulah, kerjasama anggota satu dengan lainnya diperlukan agar tidak ada lagi penundaan dalam kegiatan pencatatan administrasi di dalam buku-buku administrasi.

 

SUMBER PUSTAKA

Fify, Apriani. 2019. Administrasi Kelompok Perikanan. didownload dari laman  https://apriyanispi90.blogspot.com/2019/10/administrasi-kelompok-perikanan.html

Razi F., 2011. Membangun Kelembagaan Pelaku Utama Perikanan yang Dinamis dan Mandiri. Pusat Penyuluhan Kelautan dan Perikanan BPSDMKP, Jakarta.

Rosadi, dkk. Modul Kelompok Mandiri. Bimtek Tenaga Pendamping Desa Program IFAD. 2016

Santosa S., 2004. Dinamika Kelompok Edisi Revisi. Penerbit: Bumi Aksara, Jakarta.

Tim Pusbangluh, 2008. Modul Pembinaan dan Pengembangan Kelembagaan Penyuluhan Perikanan. Pusat Pengembangan Penyuluhan BPSDMKP, Jakarta.